Externaliser sa paie pour réduire les contraintes
« La paie prend du temps et les erreurs coûtent cher », constate Alexandre Barthel, chef de marchés de la division e-Service Paye de Sage. « Une solution de paie s’inscrit dans le temps pour être un des facteurs de la paix sociale dans l’entreprise. » Néanmoins, chaque dirigeant est confronté aux nombreuses évolutions législatives fiscales et sociales. « La paie doit être livrée juste et à l’heure, ce qui signifie qu’elle doit tenir compte tous les mois d’une réglementation stricte et mouvante », poursuit Alexandre Barthel. « Le ministère du travail nous alerte sur l’importante proportion (40%) des bulletins de salaire qui comportent des erreurs, notamment sur les calculs de la réduction Fillon. Le législateur essaye bien de simplifier le volet déclaratif via la dématérialisation des déclarations (AED, DUCS…). Or, concrètement, il reporte la complexité sur les éditeurs et les prestataires. »
Les PME en cœur de cible
Pour comprendre l’enjeu de l’externalisation, rien de tel que quelques chiffres parlants. La France compte environ 21 millions de salariés. Selon l’étude de Sage du marché de la paie, réalisée en 2011, quelque sept millions de bulletins sont produits chaque mois dans les entreprises de moins de cinquante salariés du secteur privé. Et plus d’une entreprise sur deux confie à un prestataire externe la prise en charge de tout ou partie de la gestion de sa paie.
« Le cœur de cible de l’externalisation concerne les entreprises comptant d’un à cinquante salariés, voire jusqu’à 250 personnes », estime Alexandre Barthel. « Les entreprises externalisant emploient principalement moins de 250 salariés ou plus de deux mille salariés. L’intermédiaire est encore largement dominé par un traitement logiciel. »
Plusieurs formes d’externalisation cohabitent
Ce succès de l’externalisation de la gestion de la paie résulte du souhait des chefs d’entreprises de se libérer des contraintes et d’optimiser les processus. « Plus de la moitié des TPE – PME externalise déjà leur paie », souligne Alexandre Barthel. « Cela permet que cette fonction vitale et complexe soit suivie par des spécialistes tout en laissant la main à l’entreprise. Il existe plusieurs modes et solutions de traitement. »
Le premier concerne l’externalisation totale, représentée majoritairement par la profession des experts comptables. « Cela constitue la plus grande partie du volet externalisation », remarque Alexandre Barthel. « Pourtant, cette méthode peut revenir cher, à environ vingt euros du bulletin en moyenne mais avec des pics jusqu’à 60 euros ! » Autre solution avec l’utilisation d’un logiciel. « L’utilisateur effectue sa paie avec sa solution mais reste seul pour valider ses bulletins et garantir leurs conformités légales. Sans oublier les coûts cachés en formation, veille sociale, en maintien de parc informatique et en mises à jour, sauvegardes... »
L’externalisation partielle de la paie à partir d’une application SaaS
Des fournisseurs comme Sage cultivent une troisième voie : l’externalisation partielle. « Le client saisit sur une interface web les heures travaillées, les congés, les absences diverses en incluant les primes et le prestataire l’accompagne avec des spécialistes en paie », décrit Alexandre Barthel. « C’est de la paie accompagnée. Comme aucun logiciel n’est installé, cela permet de réaliser la prestation n’importe où, n’importe quand et sur n’importe quel poste, mobile ou non. »
Outre cette facilité pratique, l’externalisation partielle occasionne des gains de temps pour mieux se recentrer sur son métier, de coûts car facturés sur la consommation réelle, sur base d’un abonnement annuel par salarié, mensualisé par prélèvement. Sans oublier la fiabilité en évitant les erreurs légales ou autres grâce à des systèmes de validation. Par ce biais, « le client peut contacter le prestataire par e-mail ou téléphone dès qu’il a un problème ou une question », note Alexandre Barthel. Côté dépenses, les tarifs démarrent à huit euros le bulletin.
Une alternative à promouvoir
Concrètement, cette forme d’externalisation s’opère grâce à une modélisation du plan de paie assurée par le prestataire suivant la convention collective, les caisses de retraite et les nombreuses télédéclarations (DADS-U N4DS, DUCS URSSAF, DUCS retraite, AED). « Il est même possible d’opérer une prestation de reprise d’antériorité pour les clients qui arrivent en cours d’année », précise Alexandre Barthel. « Cela passe par la vérification de tous les calculs, car nous nous sommes aperçus que beaucoup de clients ont sur-cotisés notamment pour la réduction Fillon, d’où parfois une régularisation Urssaf en leur faveur. »
L’usage d’un logiciel ou l’externalisation totale de la paie sont monnaie courante comme le blanc et le noir. Pourtant entre les deux il existe pleins de nuances de gris telle que l’externalisation partielle. « Les offres en la matière ne sont pas connues auprès des artisans et des commerçants encore peu familiers avec ces notions de SaaS ou de Cloud », regrette Alexandre Barthel. Il reste aux fournisseurs à prendre leur bâton de pèlerin et d’évangéliser ce marché qui devrait être sensible aux notions de coûts et de gain de temps qu’offre le mode SaaS avec un vrai support métier.
Source : Institut Sage, Parole d'Expert, Externaliser sa paie pour réduire les contraintes, le 22 novembre 2012.
