Externalisation de la formation : mode d'emploi

Externalisation de la formation : mode d'emploi  

Dans un contexte de crise économique, de nombreuses entreprises pensent à l’externalisation comme un moyen d’optimiser leurs dépenses. La formation ne fait pas exception à la règle. Son externalisation est une option à laquelle ont aujourd’hui recours près de la moitié des grands groupes. En quoi consiste-t-elle ? Est-ce une solution pertinente ? Eléments d’explication…

« Du point de vue des processus administratifs, juridiques ou logistiques, les formations sont relativement complexes à gérer. Aussi, les entreprises vont solliciter de plus en plus les cabinets extérieurs, dans le sens où conserver la gestion de la formation en interne n’apporte en soi qu’une très faible valeur ajoutée », explique Frank Morcant, président du groupe Cimes. En effet, cette valeur ajoutée se trouve précisément dans les contenus des formations et les RH gardent pleinement la main sur cet aspect Suffisant pour convaincre les entreprises ? Pas forcément. D’après une enquête réalisée par l’EOA / Demos, seules 40 % des entreprises françaises estiment que l’externalisation est créatrice de valeur, contrairement à plus de 70 % des entreprises anglaises. Une différence de perception qui pourrait bien rapidement se résorber.

Services partagés et mutualisés 

Avec la baisse des budgets et un environnement ultra-concurrentiel qui nécessite une constante montée en compétences des collaborateurs, l’externalisation de la formation s’impose peu à peu comme une évidence. Mais comment fonctionne-t-elle ? Sa mise en œuvre, fonction de la taille de l’organisation, se déroule généralement à travers la mise en place d’un Centre de Services Partagés sur mesure qui permet à un grand groupe de piloter ses projets de formation tout en se déchargeant des aspects administratifs, logistiques... mais aussi en déléguant à une plateforme de services mutualisés pour des Entreprises de Taille Intermédiaire. Le champ d’intervention des cabinets spécialisés dans l’externalisation est relativement vaste : recueil des besoins, élaboration des plans, gestion des sessions de formation, recherche d’organisme(s), suivi des sessions, demandes de financement, gestion des frais, reportings, mais aussi fourniture et maintenance d’un SI Formation…

Pourquoi externaliser ? 

La première raison est évidemment financière : il s’agit d’optimiser les dépenses . Les tâches administratives et logistiques consomment un temps considérable. Comme les processus des organismes spécialisés dans l’externalisation sont optimisés et outillés, il est possible de conserver des formations de qualité (car conçues ou pilotées en interne) tout en réalisant des économies de fonctionnement relativement intéressantes. En outre, ces dernières années, il est possible de constater dans les entreprises une baisse des effectifs dédiés à la formation. « Depuis la crise économique de 2008, les organisations repensent leur stratégie autour de la formation et demandent aux RH d’être encore plus efficaces avec moins de personnels », précise Frank Morcant. Avec l’externalisation, les RH vont pouvoir privilégier des aspects clés de la formation (comme l’accompagnement des salariés et des managers). Un autre avantage de l’externalisation tient également à la flexibilité qu’elle procure, notamment dans les périodes de forte ou faible activité.

Ce qu’il faut garder en interne

L’optimisation budgétaire et la possibilité de se concentrer sur la création de valeur ajoutée (contenu de la formation) incitent de plus en plus d’entreprises à externaliser. Pourtant, celles-ci doivent veiller à conserver certaines prérogatives pour maintenir la pertinence et la qualité des formations mises en œuvre. Ainsi, la stratégie en matière de formation doit rester l’apanage des RH, de même que le pilotage de l’offre métier (ingénierie pédagogique) ou la relation avec les Instances représentatives du personnel et les OPCA. 

Source : FOCUS RH, "Externalisation de la formation : mode d'emploi" de Romain Giry, le 4 décembre 2012

NDR : Les 5 prestataires de l'externalisation de la gestion de la formation sont :

- Groupe CIMES

- DEMOS OUTSOURCING

- RHEXIS

- DEVELOP INVEST

- MERLANE

Il y en a d'autres mais ils sont soit plus petits, soit moins spécialisés, soit plus récents.

Sur le site de Focus RH d'autres articles sur l'externalisation RH, et notamment :

- Externalisation du recrutement

- Externalisation de la paie : pas qu'une question de coûts 

- Quelle externalisation pour les RH ?  

Externaliser sa paie pour réduire les contraintes

Externaliser sa paie pour réduire les contraintes 

« La paie prend du temps et les erreurs coûtent cher », constate Alexandre Barthel, chef de marchés de la division e-Service Paye de Sage. « Une solution de paie s’inscrit dans le temps pour être un des facteurs de la paix sociale dans l’entreprise. » Néanmoins, chaque dirigeant est confronté aux nombreuses évolutions législatives fiscales et sociales. « La paie doit être livrée juste et à l’heure, ce qui signifie qu’elle doit tenir compte tous les mois d’une réglementation stricte et mouvante », poursuit Alexandre Barthel. « Le ministère du travail nous alerte sur l’importante  proportion (40%) des bulletins de salaire qui comportent des erreurs, notamment sur les calculs de la réduction Fillon. Le législateur essaye bien de simplifier le volet déclaratif via la dématérialisation des déclarations (AED, DUCS…). Or, concrètement, il reporte la complexité sur les éditeurs et les prestataires. »

Les PME en cœur de cible

Pour comprendre l’enjeu de l’externalisation, rien de tel que quelques chiffres parlants. La France compte environ 21 millions de salariés. Selon l’étude de Sage du marché de la paie, réalisée en 2011, quelque sept millions de bulletins sont produits chaque mois dans les entreprises de moins de cinquante salariés du secteur privé. Et plus d’une entreprise sur deux confie à un prestataire externe la prise en charge de tout ou partie de la gestion de sa paie.

« Le cœur de cible de l’externalisation concerne les entreprises comptant d’un à cinquante salariés, voire jusqu’à 250 personnes », estime Alexandre Barthel. « Les entreprises externalisant emploient principalement moins de 250 salariés ou plus de deux mille salariés. L’intermédiaire est encore largement dominé par un traitement logiciel. »

Plusieurs formes d’externalisation cohabitent

Ce succès de l’externalisation de la gestion de la paie résulte du souhait des chefs d’entreprises de se libérer des contraintes et d’optimiser les processus. « Plus de la moitié des TPE – PME externalise déjà leur paie », souligne Alexandre Barthel. « Cela permet que cette fonction vitale et complexe soit suivie par des spécialistes tout en laissant la main à l’entreprise. Il existe plusieurs modes et solutions de traitement. »

Le premier concerne l’externalisation totale, représentée majoritairement par la profession des experts comptables. « Cela constitue la plus grande partie du volet externalisation », remarque Alexandre Barthel. « Pourtant, cette méthode peut revenir cher, à environ vingt euros du bulletin en moyenne mais avec des pics jusqu’à 60 euros ! » Autre solution avec l’utilisation d’un logiciel. « L’utilisateur effectue sa paie avec sa solution mais reste seul pour valider ses bulletins et garantir leurs conformités légales. Sans oublier les coûts cachés en formation, veille sociale, en maintien de parc informatique et en mises à jour, sauvegardes... »

L’externalisation partielle de la paie à partir d’une application SaaS

Des fournisseurs comme Sage cultivent une troisième voie : l’externalisation partielle. « Le client saisit sur une interface web les heures travaillées, les congés, les absences diverses en incluant les primes et le prestataire l’accompagne avec des spécialistes en paie », décrit Alexandre Barthel. « C’est de la paie accompagnée. Comme aucun logiciel n’est installé, cela permet de réaliser la prestation n’importe où, n’importe quand et sur n’importe quel poste, mobile ou non. »

Outre cette facilité pratique, l’externalisation partielle occasionne des gains de temps pour mieux se recentrer sur son métier, de coûts car facturés sur la consommation réelle, sur base d’un abonnement annuel par salarié, mensualisé par prélèvement. Sans oublier la fiabilité en évitant les erreurs légales ou autres grâce à des systèmes de validation. Par ce biais, « le client peut contacter le prestataire par e-mail ou téléphone dès qu’il a un problème ou une question », note Alexandre Barthel. Côté dépenses, les tarifs démarrent à huit euros le bulletin.

Une alternative à promouvoir

Concrètement, cette forme d’externalisation s’opère grâce à une modélisation du plan de paie assurée par le prestataire suivant la convention collective, les caisses de retraite et les nombreuses télédéclarations (DADS-U N4DS, DUCS URSSAF, DUCS retraite, AED). « Il est même possible d’opérer une prestation de reprise d’antériorité pour les clients qui arrivent en cours d’année », précise Alexandre Barthel. « Cela passe par la vérification  de tous les calculs, car nous nous sommes aperçus que beaucoup de clients ont sur-cotisés notamment pour la réduction Fillon, d’où parfois une régularisation Urssaf en leur faveur. »

L’usage d’un logiciel ou l’externalisation totale de la paie sont monnaie courante comme le blanc et le noir. Pourtant entre les deux il existe pleins de nuances de gris telle que l’externalisation partielle. « Les offres en la matière ne sont pas connues auprès des artisans et des commerçants encore peu familiers avec ces notions de SaaS ou de Cloud », regrette Alexandre Barthel. Il reste aux fournisseurs à prendre leur bâton de pèlerin et d’évangéliser ce marché qui devrait être sensible aux notions de coûts et de gain de temps qu’offre le mode SaaS avec un vrai support métier.

Source : Institut Sage, Parole d'Expert, Externaliser sa paie pour réduire les contraintes, le 22 novembre 2012.

CFO, TCO & BPO : faire faire pour faire face ?

ADP observe une maîtrise de plus en plus importante du TCO de la fonction RH des entreprises françaises, passant de 409 euros par an et par salarié en 2007 à 384 euros en 2010.

ADP, leader des services de gestion des Ressources Humaines, de la Paie et de la Gestion des Temps, apporte, à l’occasion du congrès des DAF qui se tient à Paris le 4 juillet, un éclairage sur l’évolution du TCO de la fonction RH (Total Cost of Ownership). Expert des activités administratives de la fonction RH, ADP réalise régulièrement un Benchmark sur un panel de 119entreprises françaises de 900 à 75 000 collaborateurs, et mesure le coût annuel, par salarié, de la gestion administrative, passé de 409 euros en 2007 à 384 euros en 2010. Les entreprises les plus performantes obtiennent des résultats marquants avec un TCO de 280 euros ou moins, soit un écart de plus de 27% avec la moyenne, ce qui démontre les marges de progression possibles. 

150 PROCESSUS, ENJEUX DE LA PERFORMANCE 
ADP, leader des services RH des entreprises, a mis en place un Benchmark qui fait référence sur les enjeux du TCO de la fonction RH. Celui-ci interroge un panel représentatif de 119 entreprises françaises sur 150 processus RH, de l’entrée du salarié dans l’entreprise à sa sortie. 

Premier enseignement de l’étude, même si 85% des entreprises auditées sont engagées dans un processus de centralisation RH, 72% d’entre elles n’engagent aucune action de mesure et de suivi de la qualité de service pour l’administration du personnel et de la paie. 

Les principales raisons évoquées sont le manque d’indicateurs permettant de structurer des tableaux de suivi de la qualité, ainsi que l’inertie des entreprises à s’inscrire dans une démarche d’auto-évaluation. Car là où le contrôle qualité en matière de production relève de la conformité, le contrôle qualité des services RH relève, lui, de l’efficacité, ce qui n’implique pas une obligation légale de contrôle. 

Ainsi, le Benchmark ADP nous apprend que le coût moyen s’élevait à 384 euros par salarié et par an en 2010, alors qu’il était de 409 euros en 2007. Ces chiffres reflètent les gains de productivité administrative RH que les entreprises ont réalisées, notamment grâce au développement de Centres de Services Partagés et au recours à l’externalisation. En effet, ces pratiques se sont déployées ces dernières années au sein des entreprises représentées dans le panel. Le quart des entreprises, les plus performantes, parviennent ainsi à un coût moyen de 280 euros ou moins par salarié et par an. Cependant, la baisse reste encore assez lente, et le TCO sera clairement un enjeu majeur des années à venir pour les directions financières et RH des entreprises. 

« Alors que l’actualité démontre une inégalité entre les grandes entreprises et les PME dans l’optimisation des possibilités offertes par la fiscalité, la problématique est la même pour ce qui concerne le TCO de la fonction RH. La gestion des processus RH reste encore trop chronophage et de nombreuses optimisations restent à mettre en place afin de réaliser des gains en termes de temps, mais aussi de coûts. Le TCO (Total Cost of Ownership) constitue un enjeu majeur pour les directions financières et RH des entreprises dans le sens d’une amélioration de la productivité. ADP propose un service d’accompagnement qui adapte les meilleures pratiques aux organisations centralisées ou semi centralisées, afin d’optimiser leur ratio de productivité et développer pour elles de nouveaux gisements de croissance », commentent François Godreau, Directeur du Pôle Consulting et Philippe Galiano, Directeur Marketing chez ADP, co-auteurs du Benchmark 2011. 

L’EXTERNALISATION AU SERVICE DU TCO 
L’étude nous montre, sur un panel plus réduit, que l’adoption de services d’externalisation RH participe à une baisse intéressante du TCO. Entre 2008 et 2010, les entreprises ayant externalisé ont connu une baisse du TCO de 14%, tandis que les entreprises n’ayant pas mis en place de projet d’externalisation constatent une hausse du TCO de 19% sur la même période. 


L'étude présente de nombreux autres indicateurs, avec des ventilations par secteur d'activité.
> Pour consulter l'analyse vidéo des co-auteurs de l'étude, cliquer ICI.


Source : Communiqué de Presse d'ADP, "Le TCO, un indicateur clé pour les DAF en temps de crise", le 4 juillet 2012

Dématérialisation RH : + 1,5 million d'euros d'investissement pour Novapost

Novapost lève 1,5 million d'Euros

Novapost effectue une nouvelle levée de fonds auprès d'Alven Capital, de Kernel Investissements, de Fadièse et de ses fondateurs. Un triple objectif pour la société qui détient 80% des parts du marché français de la dématérialisation des documents RH : accélérer son développement en France, lancer un produit destiné aux TPE/PME et se lancer à l'international.

1,5 million d'euros qui se répartissent entre des investisseurs renommés :

·    ALVEN Capital, déjà dans le tour de table de Novapost depuis juin 2010, un fonds de capital-risque indépendant spécialisé en nouvelles technologies, ayant connu de nombreux succès comme Seloger.com, Webhelp, Sports.fr, Monshowroom.com, ...

· Kernel Investissements, holding indépendante spécialisée notamment en nouvelles technologies, créée par Pierre Kosciusko-Morizet et Pierre Krings, fondateurs et dirigeants de PriceMinister.com, Kernel Investissements avait déjà acquis en janvier dernier 12,5% du capital de Novapost détenu par des actionnaires minoritaires historiques et réinvestit deux mois plus tard.

· Le fonds d'investissement Fadièse 2 actionnaire historique de Novapost.

· Les 2 fondateurs dirigeants de la société, Jonathan Benhamou et Clément Buyse, très confiants en l'avenir, qui souhaitent conserver une part significative du capital de leur société.

Novapost, pionnier et leader de la dématérialisation des documents RH

Dès septembre 2007, Novapost a tracé la voie dans le domaine de la dématérialisation des bulletins de salaire et des documents RH, via une plateforme globale mise à disposition des responsables des ressources humaines, de l'administration du personnel et de la paie. La société détient aujourd'hui 80% des parts de ce marché [NDR : Wahou ! Mais que font les autres prestataires... Novapost = méga leader ?!].

La société compte à présent parmi ses clients de nombreuses sociétés, présentes dans toutes sortes de secteurs d'activité et de tailles très différentes : Total, Banque Accord, Cegelec, Technip, Veolia Propreté, Edenred, Canal+, Decathlon, PriceMinister, Sarenza.com ou encore Bouygues Telecom, Air Caraïbes, Starbucks Coffee,M6,...

Novapost est rentable depuis janvier 2012, et devrait afficher un chiffre d'affaires de 4M€ en 2012. La société s'est fortement développée ces derniers mois, employant actuellement 35 personnes, et embauchera en 2012 pour atteindre les 45 salariés. Novapost gère aujourd'hui plus de 150 000 bulletins de salaire tous les mois.

Novapost commercialise deux produits : 

1) PeopleDoc Salariés qui permet à l'entreprise de dématérialiser de manière simple les documents RH adressés à ses salariés : bulletins de paie, documents de participation, d'intéressement, BSI, AEM, contrat de travail... Ainsi, chaque collaborateur dispose d'un coffre-fort personnel, conservable à vie pour recevoir et archiver ses documents.

Pour les équipes RH, PeopleDoc Salariés permet d'avoir une seule plateforme en ligne pour gérer à la fois les flux électroniques et les flux papiers de vos documents (en France ou à l'étranger). Les bulletins de salaires sont archivés pendant 50ans à la CDC Arkhinéo. 

2) PeopleDoc Entreprises, qui propose la gestion des dossiers salariés (contrats de travail, RIB, bulletins de paie...) sur une seule et unique plate-forme. La solution est conçue autour d'un coffre fort électronique pour l'employeur qui garantit un archivage pérenne et fiable, en toute confidentialité, des informations archivées. 

Sur le dernier trimestre 2011, les solutions PeopleDoc Salariés et PeopleDoc Entreprises de Novapost ont été déployées chez 6 grands comptes, soit plus de 20 000 nouveaux utilisateurs de PeopleDoc. 

Perspectives de Novapost...

Cette levée de fonds va permettre à Novapost de mener à bien son plan de développement sur deux ans :

·   Accélérer son développement commercial en France et conserver sa position de leader en enrichissant son offre pour permettre aux DRH d'atteindre le 0 papier dans leur gestion. Novapost, qui a reçu dès son lancement les Subventions publiques OSEO, PM'UP, CIR, statut JEI, consacre un peu plus de 40% de son budget à la R&D aujourd'hui et va pouvoir terminer le développement d'un projet très innovant : le contrat de travail électronique. Les entreprises pourront demain faire signer un contrat de travail à leurs collaborateurs non plus sous format papier mais sous format électronique, tout en conservant la valeur juridique de ce dernier.

· Lancer un service dédié aux PME 100% en ligne leur permettant de gérer leurs dossiers salariés sous format électronique.

· Se lancer à l'étranger en commençant par les Etats-Unis.

« Novapost est arrivée à un tournant décisif » déclare Jonathan Benhamou, Président cofondateur de Novapost. « Le marché est mûr à présent, nous avons su convaincre de nombreux dirigeants et RH des bénéfices nombreux de notre solution, et notre notoriété s'étend, proportionnellement à la satisfaction de nos clients. Parallèlement, nous veillons à conserver une longueur d'avance en investissant dans le développement de nouveaux produits innovants qui viendront compléter notre gamme actuelle pour viser, à terme, le 100 % zéro papier dans les services RH des entreprises ».

A propos de Novapost :

Novapost, créée en septembre 2007 par Jonathan Benhamou et Clément Buyse compte 35 salariés. La société est leader en France de la dématérialisation du bulletin de salaire et des documents RH (BSI, relevés d'intéressement et de participation, entretiens annuels, relevés de temps et d'activité...). Novapost gère l'ensemble des flux, dématérialisés comme physiques, de ses clients et s'appuie sur les plates-formes d'archivage de CDC Arkhineo pour les bulletins de salaire. Novapost dispose de partenariats avec de nombreux éditeurs et prestataires de paie et compte parmi ses clients directs Bouygues Telecom, Canal Plus ou Veolia Propreté.

Source : Communiqué de presse de Novapost, 20 mars 2012