Considérées comme faisant partie des fonctions nobles de l’entreprise, les finances, la comptabilité et les RH n’échappent plus aujourd’hui au phénomène de l’externalisation. Un constat partagé par tous les intervenants d’une conférence organisée dans le cadre du salon Red’cost à Paris.
Une récente étude de l’IFOP montre qu’un tiers des entreprises françaises externalisent tout ou partie de leurs fonctions comptables, et elles sont encore un peu plus nombreuses à le faire sur la paie ou la gestion administrative du personnel. « Sur les RH, l’externalisation ne se limite plus uniquement aux aspects industriels et automatisables, confirme Emmanuel de Prémont, président du Syndicat des Experts en Ressources Humaines (Synexrh). Les entreprises n’ont plus de tabous. Elles s’aventurent désormais sur des terrains plus qualitatifs et plus proches de la décision. Tout ce que fait le DRH en interne en termes d’études et de services est potentiellement externalisable. Ce phénomène peut aller très loin, jusqu’à une entreprise sans DRH. »
Même constat pour la comptabilité et les finances. « Tout ce qui ne requiert pas une prise de décision peut être externalisé, poursuit Jean-Paul Binot, membre du bureau de l’European Outsourcing Association (EOA). En trésorerie, il y a un grand nombre d’activités transactionnelles que l’entreprise peut parfaitement déléguer à un prestataire externe qui va préparer la décision de couverture sur une devise ou sur une exposition de risque. L’entreprise n’a alors plus qu’à apposer sa validation. »
La réduction des coûts ne doit pas être la seule motivation
Les motivations qui mènent à l’externalisation sont désormais bien connues. Les grands comptent citent d’abord la réduction des coûts. Viennent ensuite d’autres arguments : la recherche d’expertise externe avec des personnels introuvables sur le marché de l’emploi, la volonté d’être en phase avec des réglementations fiscales, sociales et comptables de plus en plus complexes... Les PME/PMI externalisent elles quand elles sont confrontées à des problématiques de taille critique ou d’accès à des techniques ou des compétences qu’elles n’ont pas…
La décision d’externalisation prise, reste à définir précisément dans un cahier des charges ce que l’entreprise veut externaliser, et pour quels objectifs de services ou de coûts. « Il faut définir en amont le périmètre de la prestation, comment s’effectuera le partage des responsabilités entre le client et le prestataire, énumère Dan Arbogast, directeur commercial de Scripto. Il faut aussi veiller à la fluidité des échanges entre les deux partenaires en mettant en place des autorisations, des workflows... On est quelque fois d’accord sur le périmètre, le prix et les modalités, mais on oublie de s’intéresser aux modalités de transfert d’information, ce qui peut faire achopper une collaboration. »
Une démarche structurante pour l’entreprise
Il faut également dégager du temps pour gérer le prestataire, organiser des réunions régulières, conserver une trace de tout ce qui est fait… « Les clients font trop souvent l’impasse sur l’évaluation objective de leur capacité à mener à bien ce changement, souligne Jean-Paul Binot. Il y a de la politique dans les entreprises, avec des business unit, des divisions, et tout le monde doit adhérer au projet. Dans les faits, les opérations d’externalisation se déroulent souvent à marche forcée, sous l’impulsion du directeur financier ou du directeur général. Or, les changements imposés sont généralement ceux qui génèrent le plus de difficultés. »
Au final, si tous ces écueils ont été évités, l’externalisation se révèle très structurante pour l’entreprise car elle lui impose de s’organiser un peu plus ou différemment parce que le prestataire extérieur va demander des règles du jeu pour bien fonctionner. « Externaliser, c’est aussi traiter avec un partenaire qui est indépendant, et qui va donner un avis libre de professionnel. Il faut donc accepter, voire rechercher, la novation et un peu de contradiction quand on se lance dans une démarche d’externalisation », conclut Emmanuel de Prémont.
Source : Article de Focus RH, publié le 19/09/2008.
