Le 9 juin 2009, les cabinets Paie RH et Jacques Barthélémy & Associés organisaient une matinée placée sous le signe de l’externalisation de la paie. L’occasion de se pencher sur les avantages et les inconvénients de cette pratique : entre réduction des coûts, fiabilité des opérations et dépendance des prestataires.
« Selon plusieurs études, environ 30 % des entreprises externalisent une ou plusieurs fonctions RH, commence Jean-Pierre Taieb, directeur associé de Paie RH. Et la fonction la plus externalisée est la paie, devant le recrutement et la formation. » Le directeur identifie quatre objectifs majeurs. Le premier est stratégique. Il s’agit de se recentrer sur son cœur d’activité. « La paie véhicule de plus en plus d’éléments stratégiques et techniques, appuie Jean-Pierre Taieb. Ce qui demande du temps et une certaine maîtrise. » Les trois autres objectifs sont opérationnels : réduction des coûts (coûts internes sur les RH, les supports informatiques et techniques), amélioration de la performance (via une veille juridique et technique assurée par le prestataire) et meilleure organisation (car il s’agit du cœur de métier du prestataire). Mais pour parvenir à ce résultat, il convient de se préparer en amont et de bien prendre en considération toutes les dimensions du projet.
Des contraintes techniques
« Sur le plan technique, nombre d’entreprises s’engagent parce qu’elles ont un problème avec la paie, explique Bruno Denkiewicz, avocat en droit social au sein du cabinet Jacques Barthélémy & Associés. Et elles s’engagent en catastrophe. » Avec le risque de passer à côté des avantages promis par le procédé. Car celui-ci demande de prévoir les outils, à commencer par le système informatique, adaptés au contexte de l’entreprise. Sur le plan humain, il ne faut pas oublier le poste d’administrateur interne. Celui-ci sera chargé de la gestion des flux, de préparer les transferts de données ou encore de suivre la qualité de la prestation et de transmettre les nouveaux accords ou nouvelles règles propres à l’entreprise.
« Sur le plan technique, nombre d’entreprises s’engagent parce qu’elles ont un problème avec la paie, explique Bruno Denkiewicz, avocat en droit social au sein du cabinet Jacques Barthélémy & Associés. Et elles s’engagent en catastrophe. » Avec le risque de passer à côté des avantages promis par le procédé. Car celui-ci demande de prévoir les outils, à commencer par le système informatique, adaptés au contexte de l’entreprise. Sur le plan humain, il ne faut pas oublier le poste d’administrateur interne. Celui-ci sera chargé de la gestion des flux, de préparer les transferts de données ou encore de suivre la qualité de la prestation et de transmettre les nouveaux accords ou nouvelles règles propres à l’entreprise.
Consulter le CE ou le CCE
Avant de signer un contrat avec un prestataire, l’entreprise doit également penser à consulter les représentants élus du personnel (Comité d’entreprise ou Comité centrale d’entreprise, selon les situations). Car cette décision va influer sur l’emploi et sa gestion prévisionnelle. « Et il y a un temps pour le faire », rappelle Jean-Pierre Taieb. Selon lui, ce temps se situe entre la décision de franchir le pas et la phase de contractualisation. Il s’agit d’expliquer les motivations de l’externalisation, les modalités de mise en œuvre (calendrier prévisionnel et étapes d’évolution) et les conséquences. Le directeur de Paie RH précise : « Il ne s’agit pas de poser une simple question dangereuse du type : "Etes-vous favorables à l’externalisation ?", avec une réponse fermée (oui ou non). » Selon lui, il faut faire en sorte de recueillir un avis, « car il est encore temps de faire marche à arrière à ce moment ». C’est aussi à ce moment que sera discutée la question du personnel affecté au service paie.
Avant de signer un contrat avec un prestataire, l’entreprise doit également penser à consulter les représentants élus du personnel (Comité d’entreprise ou Comité centrale d’entreprise, selon les situations). Car cette décision va influer sur l’emploi et sa gestion prévisionnelle. « Et il y a un temps pour le faire », rappelle Jean-Pierre Taieb. Selon lui, ce temps se situe entre la décision de franchir le pas et la phase de contractualisation. Il s’agit d’expliquer les motivations de l’externalisation, les modalités de mise en œuvre (calendrier prévisionnel et étapes d’évolution) et les conséquences. Le directeur de Paie RH précise : « Il ne s’agit pas de poser une simple question dangereuse du type : "Etes-vous favorables à l’externalisation ?", avec une réponse fermée (oui ou non). » Selon lui, il faut faire en sorte de recueillir un avis, « car il est encore temps de faire marche à arrière à ce moment ». C’est aussi à ce moment que sera discutée la question du personnel affecté au service paie.
Le cas de la Fnac
Concrètement, la Fnac France a mis en œuvre l’externalisation de sa paie et de la gestion administrative des salariés en 2007. « Nous souhaitions fiabiliser les écritures et réduire la saisie », explique Maguy Gaston-Labat, directrice Sirh de la Fnac. Un projet initié début 2007, pour une mise en œuvre opérationnelle au 1er janvier 2008. « Un an, c’est vraiment le minimum à prévoir pour ce type de projet », note la directrice Sirh. Le système, aujourd’hui opérationnel, permet aux salariés de saisir leurs demandes de congés sur des bornes en magasins, que le manager valide ou non. Ils peuvent effectuer leurs demandes d’acomptes et d’une dizaine de documents réalisés par le Centre de service de paie (CSP). L’outil permet également de gérer les entretiens d’appréciation, de gérer les embauches, les départs, les absences médicales etc. La directrice Sirh insiste sur les points essentiels à prendre en considération : « Il faut inclure, dans son calendrier prévisionnel : une période de paie en blanc, une de paie en double, puis une autre pour corriger les anomalies. » Des points que doit comprendre le contrat initial, afin de donner un bon cadrage au CSP et à l’entreprise qui externalise. Un contrat qui doit également comprendre les délimitations des champs respectifs d’intervention. Une bonne façon de ne pas se retrouver plus dépendant que souhaité de son prestataire.
Concrètement, la Fnac France a mis en œuvre l’externalisation de sa paie et de la gestion administrative des salariés en 2007. « Nous souhaitions fiabiliser les écritures et réduire la saisie », explique Maguy Gaston-Labat, directrice Sirh de la Fnac. Un projet initié début 2007, pour une mise en œuvre opérationnelle au 1er janvier 2008. « Un an, c’est vraiment le minimum à prévoir pour ce type de projet », note la directrice Sirh. Le système, aujourd’hui opérationnel, permet aux salariés de saisir leurs demandes de congés sur des bornes en magasins, que le manager valide ou non. Ils peuvent effectuer leurs demandes d’acomptes et d’une dizaine de documents réalisés par le Centre de service de paie (CSP). L’outil permet également de gérer les entretiens d’appréciation, de gérer les embauches, les départs, les absences médicales etc. La directrice Sirh insiste sur les points essentiels à prendre en considération : « Il faut inclure, dans son calendrier prévisionnel : une période de paie en blanc, une de paie en double, puis une autre pour corriger les anomalies. » Des points que doit comprendre le contrat initial, afin de donner un bon cadrage au CSP et à l’entreprise qui externalise. Un contrat qui doit également comprendre les délimitations des champs respectifs d’intervention. Une bonne façon de ne pas se retrouver plus dépendant que souhaité de son prestataire.
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