L'animation des formations a toujours été confiée au moins partiellement à des prestataires extérieurs. Nous pouvons considérer qu'il ne s’agit pas "d'externalisation" à proprement parler : le recours ponctuel à des compétences externes s'apparente ici davantage à l'achat ponctuel d’un service à un tiers qu'à un partenariat récurrent et durable que sous-tend la pratique d'externalisation. Il en est de même, d'ailleurs, pour les prestations de cabinets de recrutement ou d'agences de travail temporaire.
En revanche, la gestion administrative de la formation est certainement la prochaine activité RH, après la paie et l'administration du personnel, dont l'externalisation sera généralisée auprès d'entreprises spécialisées.
Nous entendons par gestion administrative de la formation :
- La constitution des dossiers du plan de formation ;
- La gestion des différents dispositifs de formation (DIF, VAE, etc.) ;
- L'élaboration des supports de présentation aux partenaires sociaux ;
- L'établissement des déclarations comme la "2483" (déclaration fiscale de participation des employeurs au financement de la formation professionnelle continue) ;
- La gestion des relations avec les prestataires et les organismes ;
- L’achat de formations ;
- Le suivi budgétaire ;
- La gestion des aspects logistiques ;
- Le pilotage administratif des processus ;
- La constitution des dossiers du plan de formation ;
- La gestion des différents dispositifs de formation (DIF, VAE, etc.) ;
- L'élaboration des supports de présentation aux partenaires sociaux ;
- L'établissement des déclarations comme la "2483" (déclaration fiscale de participation des employeurs au financement de la formation professionnelle continue) ;
- La gestion des relations avec les prestataires et les organismes ;
- L’achat de formations ;
- Le suivi budgétaire ;
- La gestion des aspects logistiques ;
- Le pilotage administratif des processus ;
Etc.
Ainsi, le responsable de la formation est passé de pédagogue à un profil plus polyvalent d'expert, de gestionnaire, de technicien de la formation, manageant aussi bien les parcours individuels, le développement des compétences que le financement des formations et leurs aspects réglementaires, bien au-delà de la simple activité administrative. Aujourd'hui, la direction des ressources humaines et la direction générale n'attendent plus du responsable de la formation qu'il soit un "éducateur" - c’est le rôle d’autres acteurs de la formation – ni même un super intendant, mais bien un pilote de la formation, véritable manager des compétences de l’entreprise, capable d'optimiser les ressources mobilisées pour obtenir les résultats les plus probants.
Le responsable de la formation de demain doit pouvoir se concentrer sur ses missions à haute valeur ajoutée : définition de la politique de formation en adéquation avec la stratégie de l’entreprise, élaboration d’un vrai catalogue de formations en étroite collaboration avec un réseau de partenaires de qualité, recensement efficace des besoins, construction d'un plan de formation optimisé, gestion systématique des évaluations "à chaud" et "à froid" des formations, conseils aux managers opérationnels, information régulière des salariés, etc.
L'externalisation des tâches RH dites "administratives" progresse. Elle contribue indéniablement au repositionnement du responsable de la formation.
Source : Le blog de Formaeva vous propose une série de 4 articles consacrée à l'externalisation de la formation. Ces articles ont été co-écrits par Thomas Chardin, co-auteur avec Patrick Bouvard du livre "Externalisation RH, guide pratique et questions clés" (Editions d'Organisation, 2008), et Jonathan Pottiez, Consultant-Chercheur chez Vulpus et spécialiste de l'évaluation de la formation.
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