Que penser de l'externalisation RH ?

Réduire les coûts, se débarrasser des fonctions à faible valeur ajoutée, accéder à de nouvelles compétences… Les raisons de se lancer dans l’outsourcing RH peuvent être nombreuses. A l’occasion d’un colloque dédié à l’outsourcing RH, le club DéciDRH a donné la parole à des acteurs impliqués sur la question.

Président du club DéciDRH, Olivier Lajous avertit que « l’outsourcing est une action stratégique qui permet aux organisations de se concentrer sur leurs domaines de compétences. » Avec à la clé plusieurs bénéfices : des prestataires externes plus faciles à maîtriser que ses propres équipes et un meilleur contrôle des coûts. Mais en quoi réside précisément l’externalisation RH ? Directrice commerciale chez Northgatearinso, Marine Routeau explique que ses clients externalisent surtout des « fonctions consommatrices de temps et à faible valeur ajoutée pour se recentrer sur des actions stratégiques comme la gestion et la détection des talents. » Le modèle le plus courant en France d’externalisation est le « payroll processing » qui consiste à externaliser la paye. « La paye est souvent contrôlée par peu de personnes au sein des organisations [1], ce qui fait courir un risque à l’entreprise en cas de départ ou d’indisponibilité́ du responsable paye. L’externalisation élimine ce risque. » 

Les ingrédients du succès 

La réussite d’une externalisation RH obéit à plusieurs critères parmi lesquels la rédaction d’un cahier des charges et la mise en place d’un comité de pilotage chargé de suivre l’activité du prestataire, tout en assurant la fonction de maîtrise d’œuvre [2]. Dans le même temps, la direction doit être impliquée dans le projet. De plus, un plan de communication sera déployé auprès des collaborateurs. « Un projet d’externalisation génère des réactions de crainte de la part des collaborateurs concernés, qu’il ne faut pas sous-estimer. Le devenir de ces collaborateurs doit être inclus dans le process en amont », explique Bernard Just, DSIRH du groupe Alliance et co-fondateur en 2011 de l’Observatoire SIRH. 

Quels risques ? 

La perte de confidentialité fait partie des freins majeurs à l’adoption d’une solution d’outsourcing [3]. C’est la raison pour laquelle les fonctions externalisées sont souvent à faible valeur stratégique [4]. Dans tous les cas, le contrat conclu avec un prestataire externe doit être rédigé de façon précise pour envisager tous les cas de figure. Un autre risque tient en la capacité du prestataire à comprendre la culture et les valeurs de l’entreprise : sur cet aspect, il est nécessaire de l’accompagner. Enfin, il faut veiller à avoir les compétences en interne pour challenger le prestataire et être en mesure de sortir de l’externalisation si les résultats sont mauvais [5]. 

Vers 100% d’externalisation ? 

Pour Paul-Henri Antonmattei, avocat chez Barthélémy, la perspective d’une entreprise uniquement composée de travailleurs indépendants et de sous-traitants n’est pas prête de voir le jour : « L’entreprise représente une cellule sociale dans notre société moderne et le système juridique des relations de travail est bâti sur une entreprise composée de salariés. » 

Source : Focus RH, "Que penser de l'externalisation RH ?" par Romain Giry, le 27 mars 2013

Remarques 

[1] Non. La paye représente l'effectif RH le plus important, de 30 à 45 % de la fonction RH (cf. étude Cegos ou dernière étude Markess).

[2] Il faudrait distinguer la phase "Projet" intégrant l'étape contractuelle de la phase "Service". Le succès de l'externalisation ne passe pas que par des aspects contractuels et de contrôle du prestataire. 

[3] Dans la pratique, la recherche de la confidentialité peut aussi être une motivation du recours à l'externalisation. Quel est le degré de confidentialité des rémunérations des dirigeants quand elles sont gérées en interne ?

[4] Comme déjà écrit dans ce blog à plusieurs reprises, j'espère bien qu'elles n'ont aucune valeur stratégique. Ne confondons pas l'importance des activités RH (comme la paye ou la gestion de la formation) et leur éventuel caractère stratégique.

[5] Oui pour les compétences nécessaires à maintenir la relation dans une perspective de construction conjointe. Non pour maintenir les compétences internes pour une ré-internalisation éventuelle. Tous les bénéfices de l'externalisation s'en trouveraient amoindris. L'externalisation est un choix stratégique, qui engage le long terme. Pour en tirer profit, il faut en accepter les caractéristiques.

Externalisation de la formation : mode d'emploi

Externalisation de la formation : mode d'emploi  

Dans un contexte de crise économique, de nombreuses entreprises pensent à l’externalisation comme un moyen d’optimiser leurs dépenses. La formation ne fait pas exception à la règle. Son externalisation est une option à laquelle ont aujourd’hui recours près de la moitié des grands groupes. En quoi consiste-t-elle ? Est-ce une solution pertinente ? Eléments d’explication…

« Du point de vue des processus administratifs, juridiques ou logistiques, les formations sont relativement complexes à gérer. Aussi, les entreprises vont solliciter de plus en plus les cabinets extérieurs, dans le sens où conserver la gestion de la formation en interne n’apporte en soi qu’une très faible valeur ajoutée », explique Frank Morcant, président du groupe Cimes. En effet, cette valeur ajoutée se trouve précisément dans les contenus des formations et les RH gardent pleinement la main sur cet aspect Suffisant pour convaincre les entreprises ? Pas forcément. D’après une enquête réalisée par l’EOA / Demos, seules 40 % des entreprises françaises estiment que l’externalisation est créatrice de valeur, contrairement à plus de 70 % des entreprises anglaises. Une différence de perception qui pourrait bien rapidement se résorber.

Services partagés et mutualisés 

Avec la baisse des budgets et un environnement ultra-concurrentiel qui nécessite une constante montée en compétences des collaborateurs, l’externalisation de la formation s’impose peu à peu comme une évidence. Mais comment fonctionne-t-elle ? Sa mise en œuvre, fonction de la taille de l’organisation, se déroule généralement à travers la mise en place d’un Centre de Services Partagés sur mesure qui permet à un grand groupe de piloter ses projets de formation tout en se déchargeant des aspects administratifs, logistiques... mais aussi en déléguant à une plateforme de services mutualisés pour des Entreprises de Taille Intermédiaire. Le champ d’intervention des cabinets spécialisés dans l’externalisation est relativement vaste : recueil des besoins, élaboration des plans, gestion des sessions de formation, recherche d’organisme(s), suivi des sessions, demandes de financement, gestion des frais, reportings, mais aussi fourniture et maintenance d’un SI Formation…

Pourquoi externaliser ? 

La première raison est évidemment financière : il s’agit d’optimiser les dépenses . Les tâches administratives et logistiques consomment un temps considérable. Comme les processus des organismes spécialisés dans l’externalisation sont optimisés et outillés, il est possible de conserver des formations de qualité (car conçues ou pilotées en interne) tout en réalisant des économies de fonctionnement relativement intéressantes. En outre, ces dernières années, il est possible de constater dans les entreprises une baisse des effectifs dédiés à la formation. « Depuis la crise économique de 2008, les organisations repensent leur stratégie autour de la formation et demandent aux RH d’être encore plus efficaces avec moins de personnels », précise Frank Morcant. Avec l’externalisation, les RH vont pouvoir privilégier des aspects clés de la formation (comme l’accompagnement des salariés et des managers). Un autre avantage de l’externalisation tient également à la flexibilité qu’elle procure, notamment dans les périodes de forte ou faible activité.

Ce qu’il faut garder en interne

L’optimisation budgétaire et la possibilité de se concentrer sur la création de valeur ajoutée (contenu de la formation) incitent de plus en plus d’entreprises à externaliser. Pourtant, celles-ci doivent veiller à conserver certaines prérogatives pour maintenir la pertinence et la qualité des formations mises en œuvre. Ainsi, la stratégie en matière de formation doit rester l’apanage des RH, de même que le pilotage de l’offre métier (ingénierie pédagogique) ou la relation avec les Instances représentatives du personnel et les OPCA. 

Source : FOCUS RH, "Externalisation de la formation : mode d'emploi" de Romain Giry, le 4 décembre 2012

NDR : Les 5 prestataires de l'externalisation de la gestion de la formation sont :

- Groupe CIMES

- DEMOS OUTSOURCING

- RHEXIS

- DEVELOP INVEST

- MERLANE

Il y en a d'autres mais ils sont soit plus petits, soit moins spécialisés, soit plus récents.

Sur le site de Focus RH d'autres articles sur l'externalisation RH, et notamment :

- Externalisation du recrutement

- Externalisation de la paie : pas qu'une question de coûts 

- Quelle externalisation pour les RH ?  

Externaliser sa paie pour réduire les contraintes

Externaliser sa paie pour réduire les contraintes 

« La paie prend du temps et les erreurs coûtent cher », constate Alexandre Barthel, chef de marchés de la division e-Service Paye de Sage. « Une solution de paie s’inscrit dans le temps pour être un des facteurs de la paix sociale dans l’entreprise. » Néanmoins, chaque dirigeant est confronté aux nombreuses évolutions législatives fiscales et sociales. « La paie doit être livrée juste et à l’heure, ce qui signifie qu’elle doit tenir compte tous les mois d’une réglementation stricte et mouvante », poursuit Alexandre Barthel. « Le ministère du travail nous alerte sur l’importante  proportion (40%) des bulletins de salaire qui comportent des erreurs, notamment sur les calculs de la réduction Fillon. Le législateur essaye bien de simplifier le volet déclaratif via la dématérialisation des déclarations (AED, DUCS…). Or, concrètement, il reporte la complexité sur les éditeurs et les prestataires. »

Les PME en cœur de cible

Pour comprendre l’enjeu de l’externalisation, rien de tel que quelques chiffres parlants. La France compte environ 21 millions de salariés. Selon l’étude de Sage du marché de la paie, réalisée en 2011, quelque sept millions de bulletins sont produits chaque mois dans les entreprises de moins de cinquante salariés du secteur privé. Et plus d’une entreprise sur deux confie à un prestataire externe la prise en charge de tout ou partie de la gestion de sa paie.

« Le cœur de cible de l’externalisation concerne les entreprises comptant d’un à cinquante salariés, voire jusqu’à 250 personnes », estime Alexandre Barthel. « Les entreprises externalisant emploient principalement moins de 250 salariés ou plus de deux mille salariés. L’intermédiaire est encore largement dominé par un traitement logiciel. »

Plusieurs formes d’externalisation cohabitent

Ce succès de l’externalisation de la gestion de la paie résulte du souhait des chefs d’entreprises de se libérer des contraintes et d’optimiser les processus. « Plus de la moitié des TPE – PME externalise déjà leur paie », souligne Alexandre Barthel. « Cela permet que cette fonction vitale et complexe soit suivie par des spécialistes tout en laissant la main à l’entreprise. Il existe plusieurs modes et solutions de traitement. »

Le premier concerne l’externalisation totale, représentée majoritairement par la profession des experts comptables. « Cela constitue la plus grande partie du volet externalisation », remarque Alexandre Barthel. « Pourtant, cette méthode peut revenir cher, à environ vingt euros du bulletin en moyenne mais avec des pics jusqu’à 60 euros ! » Autre solution avec l’utilisation d’un logiciel. « L’utilisateur effectue sa paie avec sa solution mais reste seul pour valider ses bulletins et garantir leurs conformités légales. Sans oublier les coûts cachés en formation, veille sociale, en maintien de parc informatique et en mises à jour, sauvegardes... »

L’externalisation partielle de la paie à partir d’une application SaaS

Des fournisseurs comme Sage cultivent une troisième voie : l’externalisation partielle. « Le client saisit sur une interface web les heures travaillées, les congés, les absences diverses en incluant les primes et le prestataire l’accompagne avec des spécialistes en paie », décrit Alexandre Barthel. « C’est de la paie accompagnée. Comme aucun logiciel n’est installé, cela permet de réaliser la prestation n’importe où, n’importe quand et sur n’importe quel poste, mobile ou non. »

Outre cette facilité pratique, l’externalisation partielle occasionne des gains de temps pour mieux se recentrer sur son métier, de coûts car facturés sur la consommation réelle, sur base d’un abonnement annuel par salarié, mensualisé par prélèvement. Sans oublier la fiabilité en évitant les erreurs légales ou autres grâce à des systèmes de validation. Par ce biais, « le client peut contacter le prestataire par e-mail ou téléphone dès qu’il a un problème ou une question », note Alexandre Barthel. Côté dépenses, les tarifs démarrent à huit euros le bulletin.

Une alternative à promouvoir

Concrètement, cette forme d’externalisation s’opère grâce à une modélisation du plan de paie assurée par le prestataire suivant la convention collective, les caisses de retraite et les nombreuses télédéclarations (DADS-U N4DS, DUCS URSSAF, DUCS retraite, AED). « Il est même possible d’opérer une prestation de reprise d’antériorité pour les clients qui arrivent en cours d’année », précise Alexandre Barthel. « Cela passe par la vérification  de tous les calculs, car nous nous sommes aperçus que beaucoup de clients ont sur-cotisés notamment pour la réduction Fillon, d’où parfois une régularisation Urssaf en leur faveur. »

L’usage d’un logiciel ou l’externalisation totale de la paie sont monnaie courante comme le blanc et le noir. Pourtant entre les deux il existe pleins de nuances de gris telle que l’externalisation partielle. « Les offres en la matière ne sont pas connues auprès des artisans et des commerçants encore peu familiers avec ces notions de SaaS ou de Cloud », regrette Alexandre Barthel. Il reste aux fournisseurs à prendre leur bâton de pèlerin et d’évangéliser ce marché qui devrait être sensible aux notions de coûts et de gain de temps qu’offre le mode SaaS avec un vrai support métier.

Source : Institut Sage, Parole d'Expert, Externaliser sa paie pour réduire les contraintes, le 22 novembre 2012.