Appel d'offres et logiciels RH : de la préparation au choix du prestataire

Définition de ses besoins, sélection des prestataires, rencontre avec les éditeurs… Investir dans un logiciel RH est loin d’être une formalité. Quels sont les points incontournables, les impératifs à respecter ? Focus sur une démarche en sept étapes clés.

De l’importance de définir ses besoins

Refonte complète du SIRH, logiciel de gestion de compétences ou de rémunération ? Ce projet a-t-il une vocation internationale ? La solution sera-t-elle utilisée par des opérationnels ? Quels sont les délais ? Pour quel budget ? « Il est impératif de prendre le temps de la réflexion afin de bien déterminer ses besoins », explique Claire-Marie de Vulliod, Analyste SIRH au CXP. « Il faut aussi déterminer les fonctionnalités jugées essentielles et celles qui ne sont qu’optionnelles », ajoute Frédéric Bastok, directeur d’Externeo. Une étude, qui pour être complète doit aussi prendre en compte les processus et les technologies existants au sein de l’entreprise. « Des éléments essentiels pour comprendre comment la solution doit s’intégrer dans la structure », insiste Frédéric Bastok.

Cahier des charges, une pièce maîtresse

Une fois ses besoins définis, place à la rédaction du cahier des charges. Cette pièce maîtresse doit permettre aux éditeurs de comprendre la culture de l’entreprise, ses points forts, ses points faibles, ce qu’elle souhaite améliorer mais aussi ce qu’elle envisage pour l’avenir : « En détaillant le contexte de la société, on obtiendra des réponses plus justes et adaptées à la problématique exposée », observe Claire-Marie de Vulliod.

Sélectionner un panel d’éditeurs

Difficile d’envisager d’envoyer votre appel d’offres aux quelques 150 éditeurs qui évoluent aujourd’hui sur le marché. « Identifiez tout d’abord les acteurs les plus proches de votre structure en termes de taille », conseille le directeur d’Externeo. Même si les éditeurs ont tendance à adapter leurs offres, certains se prêtent davantage aux grands groupes qu’aux PME. La couverture fonctionnelle du projet entre aussi en ligne de compte. « Pour le e-learning, domaine fonctionnel plus récent, il est important de bien lister les fonctionnalités recherchées car il peut y avoir des différences importantes entre celles proposées par un spécialiste et un généraliste », cite en exemple l’analyste SIRH du CXP.

 

L’envoi de l’appel d’offres

Votre tour du marché effectué, envoyez votre appel d’offres à cinq ou six éditeurs. « Afin de mieux connaître les offres disponibles, il est aussi possible d’envoyer un premier cahier des charges allégé à huit ou dix prestataires », propose Claire-Marie de Vulliod. Accordez aux éditeurs le temps de préparer leur réponse, un mois en moyenne.

L’analyse des réponses

Les éditeurs doivent vous fournir des réponses détaillées. Des documents pouvant atteindre une centaine de pages qui demandent d’être étudiés avec soin. « Vérifiez ce qui est paramétrable et ce qui est standard, conseille l’analyste SIRH du CXP. Mais aussi le niveau de service et d’accompagnement. Existe-t-il une hotline ? Des déplacements dans l’entreprise sont-ils possibles ? » Un point vous paraît confus ? N’hésitez pas à demander des précisions « notamment sur tous les aspects personnalisables des solutions », note Frédéric Bastok.

Rencontres avec les éditeurs

Prenez ensuite rendez-vous avec les deux à trois acteurs qui auront retenu votre attention. À cette occasion vous pourrez leur demander une présentation détaillée de leur solution, sur le fond comme sur la forme. Ne laissez aucune question en suspens. « C’est aussi le moment de s’assurer que le courant passe bien », insistent le directeur d’Externeo et l’analyste SIRH du CXP.

Le choix final

Pour départager les finalistes, le tarif mais surtout le relationnel doit faire la différence, estime Claire-Marie de Vulliod, comme Frédéric Bastok pour qui « les RH ont rarement conscience de l’ampleur de leurs projets et de l’accompagnement que ces derniers nécessitent. »

De la préparation aux choix du prestataire, les entreprises tombent parfois dans certains travers. Quels sont-t-ils ? Comment les éviter ? Retrouvez les astuces et les conseils des spécialistes dans le second volet de notre dossier, dès la semaine prochaine.

Source : Focus RH, par Sandrine Guinot, le 15 juin 2010. Vous pouvez aussi aller voir le blog d'Externeo : http://externeo.blogspot.com/