Quand une organisation extérieure s'occupe de la réalisation d'une ou plusieurs activités d'une autre entreprise, on parle d'externalisation. Elle est fréquemment assimilée à la sous-traitances des activités accessoires de l'entreprise, c'est-à-dire celles qui génèrent directement le moins de revenus. L'externalisation peut être un instrument de stratégie lorsqu'elle s'inscrit dans une restructuration des activités de l'entreprise.
Sous l'angle économique, elle constitue un contrat entre l'entreprise et une autre entité à qui sera confiés l'administration continue et le perfectionnement d'une ou de plusieurs tâches. Cela peut être des infrastructures telles que les réseaux de communication et/ou des démarches opérationnelles touchant par exemple la production industrielle. Du point de vue juridique, c'est surtout la notion de transfert en totalité ou partiel d'un service qui est mise en avant. Les entreprises publiques, tout comme les privées, peuvent pratiquer l'externalisation. Les raisons qui poussent une entreprise à y recourir sont nombreuses et diverses. Elle lui offre une certaine disponibilité en lui permettant de se focaliser plus sur ses spécialités et de se concentrer davantage sur les travaux à valeur ajoutée. En externalisant, l'entreprise profite par ailleurs de plus grandes compétences grâce à l'apport des expériences extérieures qui peuvent être plus performantes dans la gestion des problèmes quelquefois délicats. Externaliser permet également de jouir d'une structure économique souple dans le cas où l'entreprise doit faire face à une réduction ou au contraire à une augmentation des activités.
C'est alors à l'opérateur de s'adapter aux changements de la marche de l'organisation. Cette souplesse se ressent par ailleurs au niveau des ressources humaines. L'externalisation épargne en ce sens les problèmes de personnel tels que les absences pour maladie. Une dernière raison qui convainc les entreprises à externaliser concerne son coût. Une externalisation de service ou d'une fonction peut effectivement être très rentable à terme. Les coûts étant préalablement établis et non variables, l'externalisation permet de mieux maîtriser ceux en relation avec le service ou avec la fonction.
En résumé, lorsque l'on externalise tout un atelier de production spécifique, il est plus facile de «maîtriser» un prestataire externe en s'appuyant sur les outils de pression tels que les tarifs ou la qualité de la prestation. Ce qui n'est pas le cas pour une usine de production interne. Secundo, en cas d'un ralentissement des activités, il est plus aisé de suspendre un contrat avec un prestataire qu'avec ses employés. Enfin, il est généralement moins compliqué de laisser aux autres le soin de planifier les étapes de production, même si cela revient un peu plus cher parfois. L'externalisation ou outsourcing est le plus souvent confondue avec la délocalisation. Cette association est erronée car une externalisation ne nécessite pas forcément une délocalisation lorsque l'entreprise sélectionne notamment un prestataire local. Inversement, une délocalisation des activités ne constitue pas nécessairement une externalisation puisque la délocalisation peut être effectuée par l'entreprise elle-même en déplaçant l'une de ses usines, par exemple. Le contrôle des coûts sans passer par le change, les compétences locales et l'observation des normes nationales figurent parmi les atouts de l'externalisation locale.
Cette dernière touche par exemple la fonction de gestion des ressources humaines ou bien la section juridique d'une entreprise. Quant à l'outsourcing avec délocalisation, ce sont les entreprises oeuvrant dans le domaine du textile qui ont utilisé en premier - depuis les années 1970 - ce type de gestion de production et l'utilisent encore le plus souvent aujourd'hui. Par la suite, les constructeurs automobile ou encore les entreprises de maroquinerie se sont mis à la pratiquer. Dans le secteur services, l'externalisation offshore concerne essentiellement le domaine de l'informatique. Les entreprises se tournent principalement vers les pays de l'Europe de l'Est tels que la Russie. Il est vrai que l'externalisation présente bon nombre d'avantages. Il est toutefois primordial d'évaluer sa pertinence pour une entreprise donnée. L'outsourcing peut en effet présenter des risques pour une organisation si son opportunité n'est pas bien étudiée. Ces risques peuvent concerner la crédibilité du prestataire externe sélectionné, la divulgation des secrets de l'entreprise ou encore la perte de la maîtrise des démarches opérationnelles. Avant toute signature de contrat avec un prestataire, l'entreprise doit étudier ses risques auprès de ce dernier. Afin de se protéger contre la perte des informations top secrètes, l'accord d'externalisation peut, par exemple, inclure la mise à disposition exclusive des informations nécessaires à l'activité externalisée. Enfin, dans le cas où l'entreprise désire mettre fin à l'externalisation ou quand le contrat arrive à son terme, il est important dès le début du contrat de prévoir les coûts d'une réinternalisation pour que cette dernière ne soit pas dommageable à l'entreprise.
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