La DRH doit-elle externaliser la gestion de la formation ?

Comme d'autres directions opérationnelles, les DRH se déchargent de l'“ administratif ” par souci de rentabilité. Elles préservent cependant la conception et l'élaboration de leurs plans de formation.

Gérer les étapes administratives du droit individuel à la formation (DIF), des plans de formation, des contrats de professionnalisation et, bientôt, celles qui découleront du projet d'accord sur la portabilité du DIF représente pour les services des ressources humaines des opérations complexes et chronophages. Soucieux de rationaliser ces opérations, les grands comptes et une part croissante de PME mettent en place des solutions de gestion de formation – SAP, Oracle, ADP, Cegid, HR Access, Cegedim, Sage, etc. –, qu'ils choisissent d'externaliser totalement, en partie ou pas du tout. Quels sont les facteurs qui influent sur la décision de préserver cette gestion en interne ou de la confier à un prestataire extérieur ? Selon Pascale Boyaval, responsable marketing du système d'information des ressources humaines (SIRH) chez Cegid, “ le choix est souvent imposé par la taille du service RH de l'entreprise et par son existant technologique. Lorsque les solutions sont obsolètes, qu'elles ne sont pas centralisées ou lorsque les entreprises ne disposent pas, en interne, de compétences spécifiques à la gestion de la formation, elles choisissent de plus en plus souvent d'externaliser cette activité ”. D'ailleurs, à en croire une étude menée par Markess International, cette tendance ne devrait cesser de croître puisque, en 2009, 42 % des entreprises devraient faire appel à un prestataire extérieur contre seulement 17 % aujourd'hui.

Un curseur placé différemment selon les entreprises
“ Comme la paie, nous estimons que la formation est trop stratégique pour la confier à un tiers ”, déclare Anne Caulliez, responsable de la formation dans le groupe Nexity George V Gestion, promoteur immobilier. Un avis partagé par la Sade, spécialiste des réseaux d'eau et d'assainissement et filiale de Veolia Environnement, qui délègue l'équivalent de quatre personnes et demie, sur les 20 salariés du service ressources humaines, à cette activité. “ Ces collaborateurs sont chargés de gérer tout le processus de gestion du plan de formation, depuis l'identification des besoins de l'entreprise et ceux des salariés jusqu'à l'élaboration et l'évaluation du plan ”, souligne Pascale Boyaval. Ce processus impose des tâches aussi diverses que la saisie des entretiens annuels de fin d'année, le choix des stages, la recherche des financements ou l'élaboration des budgets intégrant le coût pédagogique, ainsi que la gestion des coûts annexes liés à la logistique. En aval, la gestion du suivi des formations recouvre la gestion des convocations, de l'absentéisme, la facturation auprès des organismes de formation et la demande de prise en charge auprès des OPCA (organismes paritaires collecteurs agréés). L'aspect technique de gestion des solutions informatiques correspondantes ne doit pas être non plus négligé, notamment lorsque le paramétrage et les mises à jour sont réalisés par l'entreprise elle-même. Bref, autant d'actions qui obligent les entreprises à disposer de ressources internes dédiées, au service RH comme à l'informatique.

Or certaines entreprises, aux services RH souvent restreints, ne souhaitent pas monopoliser leurs collaborateurs à temps plein sur des opérations gourmandes en temps et sans aucune valeur ajoutée. “ Pour assurer les tâches administratives de quelque 3 000 contrats annuels de professionnalisation, nous avons choisi de nous adosser au groupe Cimes (spécialiste en externalisation des processus de gestion de la formation professionnelle – NDLR). En amont de notre back office, ce prestataire assure le montage de tous les dossiers de formation, les inscriptions, la planification et jusqu'aux sessions de formation. Les convocations, annulations de cours, transports, relances, absences, locations de salles et suivis des stages réalisés sont gérés par le back office de Carrefour en partenariat avec le centre de services de Cimes ”, explique Jérôme Gantin, directeur de la formation de Carrefour Hypermarchés France.

L'économie potentielle ne peut être le seul moteur
Pour le loueur de véhicules industriels Fraikin, l'externalisation va plus loin. “ C'est toute la gestion de la formation que nous avons choisi d'externaliser. En mutualisant de la sorte les back office de formation de toutes les entités du groupe, nous gagnons en productivité. Nous disposons également d'informations de reporting qui nous donnent une bonne vision de l'état d'avancement et des résultats de nos plans de formation, ce que nous n'avions pas auparavant, indique Alain-François Pialat, DRH du groupe. Et puis, avoir recours à un prestataire extérieur nous oblige à nous poser les bonnes questions et à mieux analyser ce que nous attendons des formations. ” Avec un taux de présence aux stages de 100 %, Fraikin avoue ne jamais avoir enregistré un tel résultat du temps de la gestion interne de la formation. “ En revanche, mettre en œuvre une politique d'externalisation pour gagner de l'argent n'est pas le bon moteur, souligne ce DRH. Le ticket d'entrée d'une telle démarche est loin d'être négligeable et la comparaison avec les coûts de gestion interne, non chiffrés, est impossible. ” Autre prestation aisément externalisable enfin : la formation ponctuelle de grand volume. Aujourd'hui, les grosses entreprises ont souvent recours à un prestataire extérieur qui assure l'intégralité de la mise en place d'une formation réalisée sur un laps de temps relativement court, incluant plusieurs centaines de personnes et portant sur un point précis tel l'aspect commercial ou technique.

Toutefois, réussir son externalisation oblige l'entreprise à prendre quelques précautions. Bien choisir son prestataire, interroger ses références, s'assurer de sa pérennité et étudier précisément son niveau de services sont les conseils des directeurs des ressources humaines interrogés.

Accompagner les acteurs internes dans le changement
Il faut ensuite définir les responsabilités de chacun et fixer ce qui relèvera de l'entreprise cliente et ce qui sera du ressort du prestataire. Ce dernier devra, par exemple, fournir régulièrement des rapports qui renseigneront sur les taux de présence, sur la qualité et la pertinence des formations ainsi que sur la progression des stagiaires. “ Il est important aussi de nommer en interne un chef de projet chargé de gérer la mise en place de la prestation et d'assurer le suivi du contrat ”, insiste Franck Morcant, directeur général de groupe Cimes. Enfin, souvent perçue comme une stratégie qui bouleverse les missions des collaborateurs des RH et comme une potentielle politique de réduction d'effectifs, la mise en place d'une externalisation doit être accompagnée d'une conduite du changement impliquant la totalité des acteurs informatiques, la comptabilité, les RH et opérationnels concernés par les nouveaux processus organisationnels. Il est essentiel de présenter les avantages à utiliser de tels services, de rassurer les collaborateurs RH et de leur exposer leurs nouvelles missions. De l'avis de Jérôme Gantin, “ une externalisation ne se décide pas, elle se construit ”.

Une croissance de 147 % en deux ans

L'essor de la gestion de la formation tient à l'évolution constante des réformes de la formation (31 %), à la mise en place de la gestion des compétences (20 %), aux évolutions technologiques (15 %) et d'effectifs (10 %), aux départs massifs en retraite (9 %) et à la maîtrise des coûts (9 %).

Pour

• Allège toute la partie administrative du service ressources humaines.


• Intègre toutes les évolutions réglementaires et législatives sans se soucier des mises à jour des logiciels assurées par le service informatique.


• Est adaptée aux grandes volumétries de formation.


• Gère la flexibilité. Intéressant lorsque les actions de formation DIF sont réalisées sur de courtes périodes dans l'année.


• Permet un gain de productivité.


• Consolide la totalité des besoins en formation émanant de l'ensemble les filiales des sociétés.


• Fournit des synthèses donnant une vision globale utile pour une meilleure gestion.Administre la relation avec les OPCA.


• Gère la facturation des organismes de formation.Permet un contrôle et une meilleure maîtrise des coûts.
  

Contre

• Généralement onéreuse, surtout la première année en raison des ajustements initiaux (récupération de données, paramétrage…).


• Risque de divulgation du plan de formation, potentiellement indicateur de la stratégie de l'entreprise.


• Interfaçage difficile du logiciel externalisé avec le reste du système d'information de l'entreprise.

Elle externalise : Guillemette Thekal (RFO) : “ nous n'avons plus à nous soucier des évolutions réglementaires ”

“ Il y a un an, nous avons choisi d'externaliser notre solution Gestform de Cegedim SRH jusqu'alors gérée par nos services RH et informatique. D'une part nous souhaitions ne plus avoir à nous préoccuper des mises à jour du logiciel, opération assurée en interne par un ingénieur du service informatique. De l'autre, nous étions réticents à acquérir un nouveau serveur, investissement devenu indispensable pour implémenter la nouvelle version de l'outil. Or, même si l'externalisation a un coût, la mise de départ était moins onéreuse. En effectuant cette démarche, nous n'avons plus jamais à nous soucier des évolutions réglementaires et législatives, intégrées de façon transparente dans le service de maintenance du produit. Par ailleurs, nous pouvons accéder à la plate-forme depuis n'importe quel poste dès lors que la personne détient les droits d'accès. Cette délocalisation permet à la fois de décentraliser l'accès à la plate-forme tout en centralisant toute la gestion du plan de formation ”.
RFO

Elle n'externalise pas : Anne Caulliez (Groupe Nexity George V Gestion) : “ comme la paie, nous avons choisi de gérer notre formation en interne ”

“ Dans le cadre de la mise en place de notre processus de gestion de la formation, nous avons choisi le logiciel Formation de Cegid pour compléter notre logiciel de paie. Trois personnes gèrent aujourd'hui la formation au sein de notre service RH, et cela pour le pôle logement uniquement. Dans le cadre de leur mission, ces trois collaborateurs intègrent dans le logiciel les entretiens annuels de fin d'année, le nom des stages, le nombre de jours, le total d'heures, le coût pédagogique, les frais d'hébergement, de transport, de restauration et la masse salariale. A l'issue de cette opération, l'outil calcule le coût global de la formation et consolide toutes les demandes par service. Intervient alors la seconde phase du processus : le “ plan de formation ”. Le logiciel assure dans ce cadre la gestion de tous les stages et administre toutes les convocations, conventions, feuilles d'émargement et factures. Il intègre également en charge la déclaration fiscale. ”
Groupe Nexity George V Gestion

Source : 01 Net, 01 Informatique, Juliette Fauchet, le 08 mai 2008.