L'externalisation de la formation (2/4) - Complexité croissante et raréfaction des ressources

Selon une étude Soft Computing de juin 2006 sur le taux d'équipement RH des PME, la formation continue est confiée au gestionnaire paie dans 26 % des cas, au responsable de la formation dans 13 % des cas.

Dans 10 % seulement des PME, un logiciel spécifique pour la gestion de la formation existe. L'étude Soft Computing montre également que la gestion administrative de la formation est le plus souvent sous-traitée à un organisme extérieur et notamment aux organismes paritaires collecteurs agréés (OPCA). Les PME sont ainsi 47 % à sous-traiter l'établissement de la déclaration "2483" et 43 % le suivi du plan de formation.

Toute entreprise assujettie à l'obligation de participer au financement de la formation professionnelle peut être tenue de verser tout ou partie de ses contributions à son OPCA. Mais en contrepartie, cet organisme développe, ou est censé développer (1), des services mutualisés de proximité au bénéfice de ses entreprises adhérentes et de leurs salariés : conseil, appui, information sur les dispositifs de formation existants, aide à l'élaboration des projets de formation, aide au montage de dossiers financements (pour obtenir des fonds européens par exemple), prise en charge du financement des actions de formation, proposition d'actions de formation collectives inter-entreprises selon les priorités du secteur, etc.

Le mouvement de concentration probable dans ces OPCA et le développement des offres de services d'externalisation devraient ainsi offrir aux entreprises qui le souhaitent une capacité à recentrer la fonction formation sur ses missions moins administratives et plus contributives à l'efficacité de l'entreprise. Cela permettra également d'optimiser tant le budget alloué à la formation que les coûts internes nécessaires à sa gestion. Et ils ne sont pas neutres : une entreprise dépense en moyenne 189 euros par salarié et par an au titre de la gestion de la formation, soit 12 % des dépenses totales de la fonction RH (hors sous-traitance et achats de formation) ; elle emploie en moyenne pour administrer la formation en interne une personne pour 370 salariés, soit 0,27 % de son effectif total et 14 % de ses effectifs RH (2).

Prenons enfin comme illustration les conséquences de la loi de 2004 relative à "La formation professionnelle tout au long de la vie". Rappelons qu'elle comprend notamment une obligation individuelle – et non plus collective – de formation, qui se traduit par un droit individuel à la formation (DIF) de vingt heures par an à l'initiative du salarié – et non plus de l'employeur. Cette réforme, du seul point de vue des exigences de gestion, a conduit les entreprises à développer fortement les moyens humains et informatiques attachés à la gestion de la formation. Et l'amélioration attendue de la maîtrise du budget formation s’est vue contrebalancée par une complexification certaine de la gestion administrative et juridique de l'activité. Selon une étude de Place de la Formation (3) :

• 2/3 tiers des entreprises déclarent ne pas comprendre le système actuel de la formation professionnelle ;
• 95 % des entreprises réclament un allégement des démarches administratives ;
• 93 % des entreprises sont très favorables à une rationalisation et une optimisation du financement de la formation.

Nous avons bien là une situation typique où le recours à l'externalisation est parfaitement indiqué : complexité croissante et raréfaction des ressources. Il est donc temps d'optimiser la productivité de l'administration de la formation pour ces entreprises, cela signifiant très clairement "faire plus ou mieux avec moins".

Source : Le blog de Formaeva vous propose une série de 4 articles consacrés à l'externalisation de la formation. Ces articles ont été co-écrits par Thomas Chardin, co-auteur avec Patrick Bouvard du livre "Externalisation RH, guide pratique et questions clés" (Editions d'Organisation, 2008), et Jonathan Pottiez, Consultant-Chercheur chez Vulpus et spécialiste de l'évaluation de la formation.

(1) Un rapport de mars 2008 de l'Inspection Générale des Affaires Sociales (IGAS), consacré à "l'évaluation du service rendu" par les organismes collecteurs de fonds de la formation professionnelle, pointe du doigt l'efficacité du système et critique le monopole de collecte dans certaines branches.

(2) Étude RH 2006 – CEGOS.

(3) Étude Place de la Formation, réalisée par l'institut TNS Direct en octobre 2007, auprès d'un échantillon de 300 personnes décideurs du secteur de la formation professionnelle (directeurs des ressources humaines, directeurs et responsables de la formation) dans les entreprises de plus de 250 salariés.