Le 27 janvier dernier, l’Agora des responsables RH et de la formation organisait son traditionnel dîner-débat autour de la question : "Externalisation de la fonction RH : qu’est-il possible d’externaliser, que faut-il conserver en interne ?" Eléments de réponse avec les deux invités d’honneur : Patrick Placktor, directeur associé d’Aval (Groupe FSC), et Olivier Gilson, directeur associé chez François Sanchez Consultants (FSC).
Les raisons de recourir à l’externalisation ne manquent pas : se recentrer sur son activité, consulter un spécialiste, faire face à un volume d’activité important, déléguer une fonction, sous-traiter… Une décision qui ne se prend pas à la légère et qui impose un certain nombre de questionnements.
« Certains externalisent pour se rassurer, en particulier sur les fonctions RH où ils ne disposent pas d’expertise suffisante, commente Patrick Placktor. Cela répond à un besoin de se sécuriser. D’autres souhaitent se décharger et ne veulent pas s’engager sur des débats en interne, notamment en matière de restructuration, de plan social etc. » Mais il ne faut surtout pas perdre de vue que « l’on ne se déresponsabilise pas en externalisant », ajoute Olivier Gilson. Il reprend : « La responsabilité reste assumée par le commanditaire. Externaliser n’exclut pas de conserver la maîtrise à minima. »
Reste alors à se poser les bonnes questions et à adopter les bons réflexes. Sur les domaines facilement externalisables, les deux experts reprennent la dernière étude publiée par Markess International. Traditionnellement, la paie, la gestion des temps, le recrutement et la formation sont, par ordre d’importance, les domaines RH les plus externalisés. Selon cette même étude, la formation pourrait, à l’horizon 2012, passer devant la paie. Des activités, a priori, à faible valeur ajoutée, du moins, pour leur gestion administrative.
Identifier les coûts cachés
Seulement, selon le contexte de son organisation, tout le monde n’a pas intérêt à se lancer dans l’externalisation. « Les questions à se poser relèvent de la stratégie, de l’analyse des risques et de la gouvernance », note Patrick Placktor. Il évoque quelques questions essentielles : « Ai-je les ressources en interne ? Ai-je mesuré les risques encourus, notamment de perte de compétences, et la plus-value attendue ? Ai-je bien défini les contours du besoin ? Suis-je capable de les expliquer clairement ? Ai-je bien réfléchi au partage des rôles entre l’interne et l’externe ? »
Les deux experts conseillent également d’identifier les coûts cachés, notamment pour les opérations non prévues dans le contrat initial. « Il faut également identifier les clauses d’exclusivité ou de reconduction tacite, prévient Patrick Placktor. Car vous devez toujours avoir la possibilité de mettre en concurrence votre prestataire à l’issue du contrat ou de rediscuter le bien-fondé de celui-ci. » Pour ce faire, les deux experts recommandent de penser à consigner ce qui se déroule mal pendant l’année, pour pouvoir en rediscuter le moment venu. Autant de comportements essentiels pour entrer dans une vraie relation de partenariat avec son prestataire.
Une externalisation en devenir
Face à la montée croissante de l’externalisation RH, les experts fournissent plusieurs explications. Côté prestataire, d’abord, « beaucoup de professionnels en entreprise ont du mal à continuer à se projeter en interne, estime Olivier Gilson. On voit un certain nombre de salariés de très bon niveau qui souhaitent prendre du recul. » Une situation qui traduit un rapport au travail en profonde mutation. « La situation économique incite à l’innovation et à l’agilité, reprend l’expert. Mais, en entreprise, ce n’est pas toujours possible. »
Ensuite, côté entreprises, plusieurs phénomènes tendent à recourir à l’externalisation. Patrick Placktor les énumère : « La réforme des retraites et la gestion des seniors, la multiplication des évolutions législative – comme l’arrivée du DIF et de la dernière réforme de la formation professionnelle - et la complexification du droit du travail (évolution de la période d’essai, multiplication des statuts, à l’image des micro-entreprises ou du portage salariale…), l’évolution des rapports aux syndicats, etc. » Autant d’éléments qui jouent en faveur de la complexification des métiers RH et du développement de l’externalisation.
Source : Focus RH, "Quelle externalisation pour les RH ?" par Brice Ancelin, le 1er février 2011
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